Beroende på hur omfattande ett arrangemang är kan det behövas olika mängd personer för att utföra ett visst arbete. I en liten organisation kan det vara en och samma person som gör det mesta medan i en större organisation kan det vara bra att skilja på funktion och person.
Funktion handlar om vad som behöver göras inom ett ansvarsområde. Exempelvis kan det behöva finnas en säkerhetskontroll vid entrén. Det är alltså en del av organisationen som har en funktion.
Personerna som utför detta arbete kan vara en eller flera, de kan vara ideellt verksamma eller yrkesverksamma, de kan ha olika grad av utbildning beroende på behov. Personerna fyller i sin tur olika funktion (och kan ibland ha olika funktioner inom olika områden samtidigt). Den eller de som har ett visst ansvar inom en arrangörsorganisation samordnar då de personer som arbetar inom dennes ansvarsområde. Med ansvaret följer normalt också en delegation, en beslutsrätt.