Ansvar är ett nyckelord och ansvaret går uppåt i strukturen. Det är arrangören, i de flesta fall alltså en organisation som har ansvaret för ett arrangemang och som svarar för att lagar och bestämmelser, men också att organisationens avtal och andra åtaganden följs. De personer som finns i ledning för organisationen är alltså de som ytterst ansvarar för verksamheten, de som bär huvudansvaret.
Däremot delar av ansvaret fördelas genom delegation eller ansvarsfördelning, det vill säga att det finns uppdrag eller uppgifter som delas ut och därtill behövs befogenheter att kunna ta nödvändiga beslut för att utföra detta. Beslut tas då av den som har delegationen å någon annans vägnar.
En delegation kan vara ekonomisk, exempelvis att det finns en ekonomisk ram inom vilken beslut kan tas, men delegation handlar också om vilka typer av beslut en person får ta inom sitt område. Exempelvis kanske en person som ansvarar för att transportera artister med egen bil behöver kunna ta ett beslut om att en artist behöver få åka taxi, vilket då medför en extra kostnad för arrangören. Då är det viktigt att det även finns en ekonomisk ram.
Delegation kan vara enkelt, exempelvis ges muntligt och vara ganska informellt. Ju större en organisationsstruktur tenderar att vara, desto mer komplicerad blir delegationen. En delegationsordning är alltså på vilket sätt beslut får fattas i någon annans namn. En bra grundregel är att ansvar och delegation bör följas åt, det vill säga att den som har ett ansvar ska ha rimliga ramar att agera inom för att kunna förvalta detta ansvar på ett fungerande sätt.
Tips:
* Ansvar går i princip alltid uppåt i en hierarkisk struktur. Om inte ledningen gett goda instruktioner samt sett till att det finns tillräckligt med resurser så är det ledningens problem, inte den som arbetar underställd ledningen. Det är alltid ledningens ansvar att tillse förutsättningarna. Den som arbetar inom en delegation kan bara ansvara för att utföra sitt uppdrag och uppgifter på bästa möjliga sätt givet förutsättningarna.
* Tänk igenom vilka situationer som kan uppstå och försök se till att de som har en delegation är trygga i att kunna fatta beslut. I synnerhet i genomförandefasen av ett evenemang när det kan vara ont om tid så kan detta vara avgörande.
* Ibland kommer det inte finnas tid för förankring och det kan saknas tydlighet i vilka beslut som faktiskt går ta inom en viss delegation. Det behövs en strategi för det oväntade. Vad gäller då?
* I organisationsstrukturens finns ofta olika delar som kommer behöva samverka med varandra och att det kan finnas många situationer där de som är ansvariga för de olika delarna behöver kunna ta beslut över sådana gränser.
* Tänk igenom en plan b för vad som händer om personer av någon anledning inte kan utföra sina uppdrag, exempelvis om de är sjuka. Hur påverkar det organisationsstrukturen och ansvarsfördelningen.
Fördjupning
Demokratiska strukturer och delegation
Det vanliga i en organisationsstruktur är att det finns en hierarkisk modell. I en demokratisk organisation väljer medlemmarna de som ska leda arbetet och dessa har normalt sett en viss period som de har på sig att utföra det uppdrag som medlemmarna ger. De som är valda ansvarar för sina handlingar gentemot organisationen, mot medlemmarna.
Det är också vanligt att demokratiska organisationer försöker ha en så ”platt” organisationsstruktur som möjligt och bli mindre hierarkiska, där nästan alla beslut fattas i samråd på demokratiska sätt. Detta kan dock vara väldigt tidskrävande. En organisation som inte har en tydlig ansvarsfördelning för ett arrangemang kan framför allt i genomförandefasen få utmaningar om något oväntat inträffar som kräver snabba beslut.
För en demokratisk struktur kan det därför vara bra att fundera på hur, men framför allt när, beslut tas. Det finns ofta mycket mer tid i planeringsarbete och förberedande arbete för att kunna ta beslut i större grupper, men när det kommer till genomförande kan det vara bra att redan innan tagit beslut om just delegation, det vill säga vem eller vilka som har vissa uppdrag och uppgifter och inom vilka ramar de kan själva ta beslut om sådan. Exempelvis kanske organisationen väljer en person som är huvudansvarig och som har möjlighet att ta de flesta beslut som krävs för att arrangemanget ska kunna genomföras med så hög kvalitet som möjligt.
Å andra sidan kan en alltför komplex och inlåst struktur vara hämmande, i synnerhet om ledningen inte tar sitt ansvar. Det finns ibland personer som gärna vill vara ”chefer” och ge order om genomförande, men som kanske inte har tänkt igenom vad det innebär att ha ansvar. En god ledare föregår med gott exempel och ger riktning och tydliga instruktioner, samt har en genomtänkt delegation och tar ansvar.
En komplex arrangörsorganisation
En organisation är ofta en juridisk person men en organisation kan också utgöras av en fysisk person som en enskild företagare eller en privatperson. En arrangörsorganisation kan därför bestå av en eller flera juridiska och/eller fysiska personer. En arrangörsorganisation kan också bestå av allt från en eller ett fåtal personer till en stor mängd individer som samverkar i olika konstellationer. En arrangörsorganisation kan även vara en eller flera juridiska personer som samverkar.
Ju större evenemangen blir, desto oftare förändras arrangörsstrukturerna. Bland de mest komplexa strukturerna är evenemang som ibland brukar kallas ”mega-evenemang”, där mängder av olika parter ska samverka kring väldigt stora evenemang som i sig har tusentals individer inblandade.