När en arrangör i privat sektor eller civilsamhället vänder sig till en extern part för att köpa en vara eller en tjänst som behövs kan arrangören göra denna affär med i princip vilken part som helst, förutsatt att gällande lagar följs. Vanligt är att arrangören antingen blir uppsökt av en leverantör eller själv vänder sig till en leverantör. I vissa fall är det fasta priser och ibland krävs en dialog med leverantören för att komma överens om ett pris. I grunden är det upp till köpare och säljare att komma överens.
När en offentlig aktör arrangerar kan det finnas fler begränsningar. Ibland krävs så kallad offentlig upphandling. Även om en arrangör inte är skyldig att göra en offentlig upphandling kan arrangören själv välja att göra en upphandling som alltså involverar fler parter.
Enkelt förklarat går då arrangören ut med en förfrågan till ett antal leverantörer eller utannonserar det hela offentligt, varefter de som kan och vill då kan lämna erbjudanden, eller som det ofta kallas: offerter. I underlaget beskrivs de behov arrangören önskar upphandla, exempelvis ljud och ljus. Arrangören väljer sedan utifrån de inkomna erbjudandena det som passar bäst. Ofta handlar det om prisnivå kontra kvalitet men upphandlingar kan formuleras väldigt fritt.
Vissa arrangörer är som sagt i flera fall skyldiga att göra en offentlig upphandling, vilket exempelvis är vanligt om arrangören är en offentlig aktör, exempelvis en förvaltning på en kommun. En offentlig upphandling måste följa vissa regler och generellt vara öppen för alla att lämna en offert, samt att bedömningen av de inkomna offerterna behöver ske opartiskt, så att den aktör som lämnar bästa erbjudandet i förhållande till uppdragsbeskrivningen får uppdraget.