Först behöver idén konkretiseras. Arrangören behöver planera inför evenemanget, genomföra evenemanget med allt vad det innebär samt därefter göra det efterarbete som behövs. Arrangören är den som är ansvarig för denna process och som möjliggör att idén blir till verklighet. Enkelt förklarat behövs en handlingsplan för arrangören.
Vi tar exemplet om en trivselkväll. En sådan kväll innebär troligen att arrangören behöva planera för ett innehåll, eller som det också kan kallas: ett program. Att arrangera kan då innebära att först planera för gemensamma aktiviteter, att välja en plats och tid, att bjuda in och berätta om förutsättningarna, att förbereda kvällens aktiviteter inför genomförande och kanske fundera på om tilltugg eller dryck behövs.
När det så är dags att välkomna gästerna gäller det att se till att allt fungerar som planerat och att vara en god värd. Efter arrangemanget sker ofta någon slags utvärdering och efterarbete. I detta exempel kanske det är i form av lite städning och att ta en funderare på vad som kanske skulle kunna gjorts lite bättre.
Att arrangera något är alltså något som många, troligen de flesta, provat på att göra, åtminstone i mindre skala. Att som privatperson anordna en trivselkväll är alltså ett exempel i miniatyr av vad det kan innebära att arrangera något större. Principerna för att arrangera något tenderar att vara ungefär desamma i grunden, det som varierar är omfattningen av arrangemanget och hur komplext det är.