Om arrangemanget sker utomhus är en av de stora utmaningarna att förhålla sig till vädret och ha beredskap för olika väderförhållanden. Exempelvis kan regn och åska kan medföra att delar av arrangemang kanske inte går genomföra.
Ofta behöver arrangören också inhämtas flera olika typer av tillstånd, exempelvis tillstånd från markägare, polistillstånd för arrangemanget och yttrande från brandmyndighet. Polistillstånd kan också ställa krav på säkerhet, exempelvis ordningsvakter. Arrangören behöver också förhålla sig till faktorer som ljudnivåer, säkerhet och miljöfrågor. Tillstånd kan också begränsa exempelvis mängden publik eller rentav antal medverkande.
Det finns också ofta många kringkostnader som har med logistik och anpassning av platsen att göra.
Exempelvis om arrangemanget ska ha entré krävs ofta en lösning för att hägna in området och någon slags bevakning av inhägnaden.
Vissa utomhusplatser är väl anpassade för att möta arrangemangens behov. Exempelvis kanske det finns en fast scen med framdragen el samt fungerande lösningar för sittplatser, toaletter och eventuell inhägnad, bara för att nämna några saker som en arrangör ofta behöver ta ansvar för.
Vid utomhusevenemang som sker över flera dagar och på platser där besökarna kan behöva övernatta kan det finnas behov av camping, sovsalar eller liknande och ibland kan även transport till och från arrangemangsområdet vara något som en arrangör behöver ombesörja, framför allt för artister men ibland också för publik.
Mer som kan vara bra att tänka på vid utomhusarrangemang
- vägar och transportleder
- vatten och avlopp
- toaletter, dusch och hygien
- sophantering
- tillgång till el och att den är säkrad för utomhusbruk
- internet-tillgång
- telefon och täckning (då många vistas på en yta där det normalt sällan är mycket trafik kan operatören behöva informeras)