Beroende på vilken typ av musikarrangemang det handlar om kan det finnas väldigt olika traditioner och förväntningar på vad en arrangör förväntas tillhandahålla eller inte när det kommer till musikinstrument och musikutrustning. Ibland förväntas arrangören tillhandahålla allt, varenda detalj ned till exempelvis strängar eller plektrum på en gitarr. Ibland förväntas inte arrangören tillhandahålla något.
Många musiker har egna instrument som de också är vana att spela på, men det gäller inte alla och beroende på hur musikern reser kan det ibland vara svårt, rentav omöjligt att medta instrument och utrustning.
När det kommer till arrangörer med egna lokaler kan det vara vanligt att arrangören har införskaffat olika instrument, framför allt sådana som kan vara otympliga och svåra att förflytta, exempelvis ett piano eller en flygel. Inte bara är dessa pjäser tunga och därför svåra att flytta runt, de kan också stämma ur sig om temperatur eller luftfuktigheten förändras. Även exempelvis många former av slagverk brukar vara en utmaning att frakta runt. När arrangören verkar i en tillfälligt hyrd lokal kanske det finns sådan utrustning att hyra på plats, annars behöver den hyras in av en extern part om inte musikern själv har med sig detta.
Backline är en term som historiskt använts för att beskriva instrument och musikutrustning som förstärkare och annat som används bakom scenen, men numera åsyftas oftast även musikernas egna instrument och utrustning på scen, exempelvis gitarrer, förstärkare, trummor, keyboards etc med som backline. Backline kan alltså vara något som den medverkande har med sig eller som arrangören tillhandahåller och en backline kan också vara ”fast”, det vill säga att det finns en viss mängd utrustning som artisten kan disponera, resten behöver artisten själv medta.
Det är också vanligt inom vissa delar av musiklivet att begreppet backline inte omfattar merparten av instrumenten utan åsyftar förstärkare och liknande, men att vissa större och framför allt tyngre instrument som trumset, orgel och piano, som är svåra att flytta, omfattas. För att undvika missförstånd är det alltid bra att klargöra detta i avtalet med en medverkande, det vill säga vad förväntas arrangören tillhandahålla i form av backline men också inte. Det är också viktigt att veta vad artisten har med sig, då det behöver finnas plats på scenen för denna utrustning.
När det kommer till instrument och utrustning kan vissa musiker, framför allt i lite större produktioner, ha med sig sina egna instrumenttekniker som tar hand om instrument och förser musikern med dessa under framträdandet.
En arrangör ansvarar också delvis för musikernas medhavda instrument. Det kan därför vara bra att klargöra i avtal vad som gäller för musikernas medhavda utrustning och instrument och vad som gäller om olyckan är framme. En bra försäkring för såväl arrangör som medverkande kan vara att rekommendera att se över.