Även om det kan finnas bra information som publiken fått tillgång till innan arrangemanget, exempelvis programblad, hemsida eller information via sociala media, så behövs ofta information och i viss utsträckning skyltning eller motsvarande på plats för att guida besökarna, men också av säkerhetsskäl. Beroende på hur stort arrangemangsområdet är kan det även behövas kartor.
Många arrangemang har någon slags funktion för information till de besökare som anländer vid entrén till evenemanget, exempelvis entrévärdar, en informationsdisk, informationsskärmar, programblad, osv. En del använder sig av digital teknik, exempelvis appar i mobilen, för att guida besökarna.
Det kan också vara viktigt att skylta om vilka regler som gäller för att påminna publiken, exempelvis om det råder fotoförbud, om vissa delar av området endast är till för personal eller artister, var mat och dryck finns att tillgå, var toaletter finns och var nödutgångar finns.
Tips:
Testa att gå till arrangemangsplatsen och föreställ dig att du är besökare och vet inte var du ska gå, att du kanske undrar vad som händer eller behöver besöka en toalett. Hur finner du information om det? Vad passar och vad behövs för just detta arrangemang?