När en arrangör bokar en artist (eller annan medverkande), antingen direkt eller via en tredje part, exempelvis ett bokningsbolag som företräder artisten och produktionen som levereras, så sker ett avtal. Ett sådant avtal är i grund och botten alltså en överenskommelse mellan en artist (eller dess företrädare) och en arrangör om detaljer som ska gälla för evenemanget och artistens medverkan.
När arrangören själv betalar ut en ersättning till den medverkande är arrangören arbetsgivare och då är avtalet i grund och botten ett anställningsavtal som reglerar vad som gäller inklusive vad den anställde ska utföra, exempelvis att framträda en viss dag och tid med en viss repertoar.
När arrangören köper en tjänst från en tredje part är det i grunden en affärsuppgörelse som sker.
Ofta formaliseras detta avtal i form av ett kontrakt, som alltså reglerar vad som gäller mellan parterna.
Ett kontrakt kan vara enkelt och ha endast några rader men det kan också vara väldigt omfattande och ha olika bilagor. I grunden brukar ett kontrakt specificera när och var artisten ska framträda, hur länge, vilka logistiska och tekniska krav som behövs, osv. Det finns också en ekonomisk överenskommelse (vilket även kan vara att en ekonomisk ersättning inte utgår). Ibland har kontraktet även bilagor, exempelvis riders.
Ett avtal är alltid en förhandling och som arrangör är det viktigt att i förhandlingen också ta upp sådant som kan vara svårt eller rentav omöjligt att uppfylla, för att nå en överenskommelse som fungerar för alla parter.