För att genomföra ett arrangemang behövs en mängd resurser och arbetskraft. Arbetskraft kan vara i form av såväl ideella som de som uppbär ersättning, alltså de som är yrkesverksamma. Dessa kan antingen arbeta direkt i organisationen eller vara engagerade via en annan part. Arrangörens roll är ofta att samordna arbetet för alla dessa, antingen själv eller via olika delansvariga.
Dels behöver arrangören sörja för att förutsättningarna för framträdandet ska vara så bra som möjligt för de som framträder, dels behöver arrangören se till förutsättningarna för publik, gäster och andra medverkande, men också för att den personalen och inhyrda har rätt förutsättningar att göra sitt jobb.