Ofta sker flera olika uppgifter parallellt med varandra och då kan det vara bra att arbeta så kallat processbaserat eller processorienterat. Då delar man in de olika uppgifterna under olika processer som löper över en viss tidsrymd och växlar mellan dessa i arbetet beroende på vad som behöver tillses. Vissa processer kanske pågår länge men är lågintensiva, det vill säga att uppgifterna inte kräver mycket tid per arbetsinsats, medan andra processer kanske är kortare och mer högintensiva. Exempelvis kanske det tar tid att boka programmet och samla in all information från de medverkande. Däremot kanske processen kring att boka boende och planera för mat blir väldigt intensivt när väl all information finns tillgänglig.
För större arrangemang kan det vara många personer som arbetar med varje process och vissa som kanske arbetar med flera olika processer. De kan då ske relativt oberoende av varandra men ju fler processer och ju större arrangörsorganisationen är, desto större krav ställs på samordning, så att alla delar får rätt och relevant information för att kunna utföra sitt arbete på bästa sätt.
Ett tips för att organisera ett processbaserat arbete är att rita upp de olika processerna som tidslinjer. Då går det också se om det i vissa tidsperioder finns väldigt mycket att göra och kanske kan onödig stress och hög arbetsbörda undvikas om det går planera annorlunda.
Många arrangörer för lite tid på utvärdering, vilket kan vara en viktig del om man avser arrangera återkommande men även för en engångshändelse. En bra utvärdering ger lärande och utveckling.