I planeringen av ett arrangemang finns ofta en mängd olika uppgifter som måste tas om hand innan genomförandet. Vissa uppgifter behöver genomföras tidigt och andra saker kanske inte kan ske förrän när det närmar sig. Vissa uppgifter har tydliga deadlines medan andra uppgifter är mindre tidsbundna.
Det är bra att göra en ”att göra-lista”, en checklista på allt. Den kan vara enkel, exempelvis en punktlista med alla uppgifter som behöver lösas. Ju större arrangemangen blir, desto mer komplex brukar listan bli och det kan då vara bra att använda sig av olika planeringsverktyg eller system som håller ordning på vad som gjorts och inte, samt vem som ansvarar för respektive del.